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Conseil en ingénierie
Ce Que Vous Apprendrez
Découvrez comment Kali Group a optimisé ses réunions et renforcé la coordination de ses consultants grâce à OctoCall, en utilisant des vidéos asynchrones pour gagner en efficacité, diviser par deux le temps passé en réunion et améliorer le suivi des missions.
✔ Des points d'équipe plus intelligents -- Comment Kali Group a remplacé de longs comptes rendus écrits par des vidéos concises pour plus de clarté et d'engagement.
✔ Un équilibre entre asynchrone et synchrone -- Comment ils combinent mises à jour vidéo et discussions ciblées pour éliminer les réunions inutiles.
✔ Un processus structuré et scalable -- Comment des rituels hebdomadaires bien définis et des workflows vidéo asynchrones permettent de coordonner des consultants distribués sur tout le territoire.
Comment Kali Group Utilise OctoCall
Coordonner des consultants distribués sans multiplier les réunions
Kali Group, cabinet de conseil en ingénierie, emploie 75 ingénieurs consultants répartis sur toute la France, la plupart en mission chez le client. Comme l'explique Sophie, le cabinet a toujours cherché à préserver l'autonomie de ses consultants tout en maintenant une coordination d'équipe efficace. La plupart des échanges internes passaient par Slack et des documents partagés, pour éviter de surcharger les agendas déjà occupés par les missions client.
Mais la communication écrite seule avait ses limites. Sophie et son équipe de direction ont trouvé le bon équilibre entre messages écrits, vidéos asynchrones et réunions ponctuelles pour mieux collaborer.
Nos consultants sont sur le terrain toute la semaine. On communiquait surtout par écrit, ce qui pousse à être synthétique, mais certains sujets demandent plus de contexte et de nuance. Le texte seul ne suffit pas toujours. La vidéo comble ce manque.
Parmi les rituels mis en place, le point hebdomadaire d'équipe se distingue par une combinaison efficace de mises à jour vidéo asynchrones et de discussions en direct.
Des points d'équipe repensés avec OctoCall
Pour garder le lien avec ses consultants malgré la distance, Sophie a instauré des rituels hebdomadaires structurés.
Chaque lundi, chaque consultant prépare un point sur l'avancement de sa mission, les éventuels blocages et ses priorités de la semaine. Au départ, cela nécessitait de longues rédactions, mais Sophie s'est vite rendu compte que l'utilisation d'OctoCall pour enregistrer des mises à jour vidéo rendait le processus bien plus fluide.
Je passais un temps fou à rédiger des synthèses détaillées pour chaque mission. Au final, personne ne les lisait en entier. Enregistrer une courte vidéo me permet de transmettre le contexte en quelques minutes.
Désormais, chaque consultant enregistre et partage sa vidéo de mise à jour avant le point hebdomadaire. La réunion commence par 15 minutes de visionnage silencieux où chacun regarde et commente les mises à jour des autres directement dans OctoCall. Le reste du temps est consacré aux sujets prioritaires, aux alertes mission et aux décisions à prendre, plutôt qu'aux simples rapports d'activité.
Ce format est redoutablement efficace. Il nous fait économiser au moins une à deux réunions par semaine, parce que beaucoup de questions sont déjà traitées avant même que la réunion ne commence.
Structurer ses rituels hebdomadaires avec la communication asynchrone
Si vous cherchez à optimiser la coordination de vos équipes distribuées, Sophie recommande cette approche structurée :
✔ Définissez un format clair -- Que ce soit en asynchrone ou en live, un cadre précis permet à chacun de savoir quoi partager et quand.
✔ Conservez du temps en synchrone -- Les réunions en direct renforcent la cohésion et permettent de traiter les sujets critiques, tandis que les mises à jour asynchrones aident à les identifier en amont.
✔ Rendez le processus répétable -- Instaurez un rituel simple et constant, facile à suivre chaque semaine par des consultants déjà très sollicités.
✔ Favorisez l'engagement -- Quand les équipes perçoivent la valeur du processus, elles s'impliquent davantage et restent connectées au collectif.
L'approche de Kali Group ne vise pas seulement à réduire le nombre de réunions, mais à les rendre plus efficaces, ciblées et actionnables. Grâce à OctoCall, ils ont simplifié la coordination, gagné un temps précieux et renforcé le sentiment d'appartenance de leurs consultants, tout en respectant l'autonomie qui fait la force du cabinet.
