Le secret de Synlab : des revues business asynchrones pour 400 laboratoires en France

Ce que vous allez apprendre

• Comment Synlab a réduit ses réunions de coordination de 25 % tout en maintenant un alignement fort entre ses 400 laboratoires.
• Comment OctoCall permet de rendre les revues opérationnelles plus efficaces, avec des mises à jour plus claires et digestes.
• Pourquoi les mises à jour vidéo asynchrones améliorent l'engagement, l'efficacité et la prise de décision dans une organisation distribuée.

Comment Synlab utilise OctoCall

Le défi : trop de réunions, pas assez de temps

Les équipes opérationnelles de Synlab sont réparties sur l'ensemble du territoire français, avec des laboratoires dans chaque région, ce qui complique la communication en temps réel.

Les revues opérationnelles hebdomadaires—essentielles pour suivre les indicateurs qualité, les mises à jour des protocoles et l'alignement entre régions—devenaient inefficaces.

Chaque lundi, les directeurs régionaux et responsables de laboratoires passaient des heures en visioconférences successives, générant fatigue et désengagement.

Frédéric Langlois, Directeur des Opérations, et Sophie Durand, Directrice Régionale, savaient qu'ils avaient besoin d'une approche plus intelligente pour gérer ces revues—une approche qui leur ferait gagner du temps sans sacrifier la collaboration.

La solution : passer aux revues opérationnelles asynchrones avec OctoCall

Plutôt qu'un long meeting d'équipe suivi de points individuels, l'équipe Synlab a mis en place un changement simple mais efficace :

✔ Les revues opérationnelles hebdomadaires passent en asynchrone avec OctoCall.
✔ Les points individuels sont maintenus pour les discussions plus approfondies.

Chaque lundi, les directeurs régionaux et responsables de laboratoires publient de courtes vidéos sur OctoCall, partageant les indicateurs qualité et l'avancement des projets. Les enregistrements sont diffusés dans un canal Slack dédié et dans un événement calendrier, permettant à chacun de les consulter à son rythme.

Sophie Durand, Directrice Régionale, souligne même :

OctoCall vous oblige à aller à l'essentiel. On peut limiter son enregistrement à 5 minutes, rendant les mises à jour bien plus claires et faciles à suivre pour les 400 labos.

L'impact : des décisions plus rapides, moins de réunions

• 25 % de réunions récurrentes en moins, sans perte d'échanges essentiels.
• Des mises à jour asynchrones accessibles à tous, quel que soit leur emploi du temps ou leur localisation.
• Un meilleur engagement, avec des updates plus concises et plus claires.
• Une prise de décision plus rapide, grâce aux commentaires et à la lecture accélérée sur OctoCall.

La possibilité de lire les vidéos en vitesse x2 est un vrai game-changer quand on a 15 mises à jour régionales à revoir.

Au-delà des revues opérationnelles : une nouvelle façon de travailler

Ce qui a commencé comme une solution aux réunions hebdomadaires s'est rapidement étendu à d'autres usages—formations aux nouveaux protocoles, présentations de résultats d'audits, retours d'expérience entre régions, et bien plus encore. Aujourd'hui, OctoCall est un élément clé de la communication et de la collaboration asynchrones chez Synlab.

En adoptant ce modèle, Synlab n'a pas seulement réduit ses réunions : ils ont bâti un moyen plus efficace et scalable de garder leurs équipes alignées à mesure que le réseau de laboratoires continue de croître.

Conseils pour bien démarrer

Vous voulez passer aux revues opérationnelles asynchrones ? Voici nos meilleures pratiques pour une adoption fluide par votre organisation :

✔ Clarifiez le format. S'enregistrer peut être intimidant au début. Fournissez un modèle simple et réutilisable pour que tout le monde suive la même structure.

✔ Équilibrez asynchrone et synchrone. L'async doit fluidifier les échanges, pas les remplacer entièrement. Adoptez une approche progressive :

• Étape 1 : Conservez une réunion initiale pour répondre aux questions, tout en utilisant l'async pour les mises à jour.
• Étape 2 : Déplacez les questions/réponses dans les commentaires OctoCall, mais continuez à les revoir en réunion.
• Étape 3 : Passez en full async, en gardant uniquement des points individuels si nécessaire.

✔ Créez une routine. Programmez un événement récurrent dans le calendrier où vous partagez le lien du sujet OctoCall—personne ne l'oubliera.

✔ Encouragez l'engagement. Le suivi des vues garantit la responsabilité, mais les commentaires et réactions sont essentiels. Ils boostent la collaboration et rendent l'async plus interactif.